Qué es
La contabilidad electrónica es la obligación de entregarle al SAT tu información contable en archivos XML con la estructura del Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal: el catálogo de cuentas, la balanza de comprobación de cada mes, la balanza ajustada al cierre del ejercicio y, solo cuando la autoridad los pide, las pólizas y sus auxiliares.
Containn arma esos archivos desde el libro mayor del hotel, el mismo que alimenta tu balanza de comprobación y tus estados financieros. No hay una hoja aparte que alguien mantenga en paralelo.
Cuándo lo usas
| Archivo | Cuándo lo pide el SAT | En Containn |
|---|---|---|
| Catálogo de cuentas | Con la primera balanza. Después, cada vez que lo modificas al nivel de las cuentas que ya reportaste, a más tardar con la balanza del mes del cambio. | Se descarga en Entrega al SAT |
| Balanza de comprobación mensual | Personas morales: dentro de los primeros tres días del segundo mes posterior. Personas físicas: dentro de los primeros cinco días. | Se descarga en Entrega al SAT |
| Balanza ajustada al cierre del ejercicio | Personas morales: a más tardar el 20 de abril del año siguiente. Personas físicas: a más tardar el 22 de mayo. | Hoy no se genera |
| Pólizas del periodo | Solo a requerimiento: actos de fiscalización, compulsas, devoluciones y compensaciones. | Se descarga en Entrega al SAT |
| Auxiliares de cuenta y de folios | Cuando la autoridad los solicita. | Hoy no se generan en XML |
Por ejemplo, una persona moral entrega la balanza de septiembre dentro de los primeros tres días de noviembre. La balanza se entrega cada mes, aunque el mes no haya tenido movimientos.
Quién firma y quién envía
Los archivos se envían por el Buzón Tributario o con el servicio Envía tu contabilidad electrónica del portal del SAT, siempre con la e.firma del contribuyente: la firma electrónica avanzada del hotel, que no es el sello con el que facturas. Normalmente lo hace el contador.
Containn genera los archivos, pero no los sella ni los envía, y no te pide la e.firma: una firma con la que se hacen trámites a nombre del hotel no debe vivir en un sistema que el hotel no controla. Sellar el XML es opcional para el SAT; firmar el envío con la e.firma, no.
Paso a paso
- Confirma que el RFC del hotel esté en los datos del emisor de Configuración → Facturación CFDI (SAT): de ahí lo toman los archivos.
- Cierra el mes para que ninguna póliza nueva cambie la balanza que vas a entregar.
- En Containn → Entrega al SAT, escribe el mes y descarga la balanza y, si toca, el catálogo.
- Comprime cada XML en un .zip con el mismo nombre: Containn ya lo nombra como pide el SAT.
- Envíalos con la e.firma y guarda los acuses. Si un día te requieren las pólizas, también te pedirán los acuses del catálogo y de la balanza de ese periodo.
Qué puede salir mal
- No hay RFC capturado. Sin los datos del emisor de la facturación, los archivos no se generan.
- El SAT rechaza un archivo por un error informático. Puedes reenviarlo las veces necesarias hasta el vencimiento. Si lo enviaste en los dos últimos días del plazo y lo rechazan, tienes cinco días desde que te lo comunican por el Buzón Tributario.
- Corregiste un mes ya enviado. El SAT pide sustituir los archivos dentro de los cinco días posteriores a la modificación. Hoy Containn genera la balanza normal; la complementaria todavía no sale de aquí.
No sella, no envía y no presenta declaraciones. Cada límite, con su razón, está en Qué NO hace Containn.