Un anticipo que entra antes de que el huésped llegue no es un abono de su cuenta. Es un pasivo: el hotel cobró una estancia que todavía no prestó y, si la reserva se cancela, ese dinero se devuelve o se reconoce como cargo por cancelación, pero mientras tanto no es ingreso, y no es un abono.
Containn lo abona a Anticipos de reservas. El día que el huésped llega, el anticipo se traspasa a la cuenta del huésped: sale del libro de depósitos y entra al folio. Ese traspaso es un movimiento con su fecha y su responsable, y en los libros son dos asientos: carga a Anticipos de reservas y abono a la cuenta del huésped.
Por qué es un movimiento y no una resta
Si el sistema decidiera «esto es un depósito» comparando la hora del cobro contra la del check-in cada vez que alguien abre la pantalla, esa comparación nunca dejaría de ser cierta y el depósito jamás quedaría aplicado: el folio de una reserva pagada al cien por ciento imprimiría saldo deudor para siempre. Por eso aplicar es un hecho que se escribe, no una comparación que se repite.
El corte es el día, no el reloj
Quien paga a las diez de la mañana y entra a las tres de la tarde del mismo día no genera un depósito: al cerrar ese día la estancia ya había empezado.
Cómo se ve en la hoja del día y en la póliza
| Momento | En la hoja del día | En la póliza del día |
|---|---|---|
| Cobro antes de la llegada | El renglón del cobro dice «depósito de estancia futura» | Carga a caja o banco y abono a Anticipos de reservas |
| Llegada del huésped | Un par de renglones del mismo importe: sale del libro y entra al folio | Carga a Anticipos de reservas y abono a Clientes · huéspedes en casa |
El traspaso viaja como par para que el cuadre del día no se mueva ni un centavo. En el Diario de movimientos aparece como «Traspaso de depósito» y «Depósito aplicado al folio», con el nombre de quien registró la llegada o, si no lo hay, «Traspaso del libro de depósitos». La póliza encuentra las dos cuentas por su papel en el catálogo: no hay concepto que mapear.
Por ejemplo, un huésped paga 3,000.00 MXN por transferencia el 10 de octubre para llegar el 15. La póliza del 10 carga 3,000.00 MXN al banco y abona 3,000.00 MXN a Anticipos de reservas; la del 15 carga 3,000.00 MXN a Anticipos de reservas y abona 3,000.00 MXN a la cuenta del huésped. Cada noche se reconoce como ingreso esa noche, en el renglón de renta.
Hoy el traspaso solo ocurre al registrar la llegada. Si la reserva se cancela, el anticipo no sale solo de Anticipos de reservas: su devolución o su aplicación como cargo por cancelación la registra tu contador con una póliza manual. Y si tu catálogo no tiene una cuenta con el papel de anticipos (en el catálogo base es la 206-01 Anticipos de reservas), un día con depósitos se firma pero su póliza no se genera, y el cierre de mes lo lista como día firmado sin póliza. Ver Por qué una póliza no se genera.