En los libros, el efectivo del hotel son sus cuentas de caja y bancos, las que llevan el código agrupador 101 y 102 del SAT. Todo flujo que compares contra el balance general, sea lo que dice Caja, lo que dice Bancos o tu estado de cuenta, tiene que terminar en el saldo de esas cuentas. Cuando no termina ahí, la diferencia tiene un origen concreto.
La pantalla Estados financieros presenta hoy el estado de resultados y el balance general; el estado de flujo de efectivo todavía no aparece en ella. Lo que sí puedes comparar en pantalla es el balance contra Caja y contra Bancos.
El síntoma
El Flujo de caja diario de Caja, el saldo Según los libros de Bancos o tu estado de cuenta no coinciden con lo que el balance general trae en caja y bancos. O el balance mismo muestra Descuadre de… junto a su título.
Causas probables, de la más común a la menos
1. Falta el asiento de apertura
Los libros empiezan con la primera póliza: el dinero que el hotel ya tenía en caja y en el banco no existe para el balance hasta que se captura. Cómo confirmarlo: en Balanza de comprobación, el primer mes trae saldo inicial cero en caja y bancos. Cómo arreglarlo: captura el asiento de apertura con Capturar póliza, con los saldos a la fecha de arranque (Pólizas manuales).
2. Dinero que se movió fuera de la póliza del día
La póliza del día lleva los cargos y los cobros de la hoja firmada. Los gastos pagados con la caja del mostrador, el depósito de la caja al banco y las comisiones bancarias no entran solos. Cómo confirmarlo: el Flujo de caja diario (Caja → Historial) muestra Gastos que no están en el auxiliar de la cuenta de caja. Cómo arreglarlo: cada uno lleva su póliza: el gasto en Cuentas por pagar o con una póliza capturada; la comisión y el depósito de caja, desde Bancos con Registrar como gasto, que pide la cuenta contraria y sirve para entradas y salidas.
3. Cada pantalla corta el día distinto
El Flujo de caja diario suma por día de calendario y solo la caja del mostrador. Los libros usan el día de operación, con la hora de corte del hotel, y mandan cada cobro a la cuenta de su concepto: si el concepto de tarjeta apunta a bancos, el cobro entra ahí el día que se cobró, aunque el banco lo deposite días después y sin la comisión. Cómo confirmarlo: compara meses completos, no días sueltos. Lo que es ventana no se corrige: se explica (El día de operación y su corte).
4. Bancos suma lo que el balance no
El saldo Según los libros de Bancos parte del Saldo inicial que capturaste al dar de alta la cuenta, que no es una póliza, y hoy también suma los renglones de pólizas canceladas. El balance solo lee pólizas activas. Cómo confirmarlo: la diferencia entre las dos pantallas es ese saldo inicial o el importe de una póliza cancelada en esa cuenta. Qué hacer: para los estados financieros manda el balance. Si el asiento de apertura ya trae el saldo de esa cuenta, Bancos lo cuenta dos veces.
5. El balance dice Descuadre de…
El activo no coincide con pasivo más capital cuando una cuenta con movimientos tiene un código agrupador que no empieza con un dígito del 1 al 7: el balance no sabe en qué rubro ponerla y la deja fuera. Cómo confirmarlo: en Balanza de comprobación busca la cuenta con movimiento que no aparece ni en el balance ni en el estado de resultados. Cómo arreglarlo: corrige su código agrupador en Configuración → Catálogo de cuentas (El código agrupador del SAT); el balance se vuelve a calcular solo.