No necesitas entrar a Containn, pero lo que capturas en el mostrador es la materia prima de la contabilidad: cada cargo y cada cobro llega a la hoja del día y, cuando el día se firma, a la póliza. Cuatro hábitos hacen que esa póliza salga bien.
Cargos al folio
- Usa Agregar Cargo y elige el producto del catálogo del hotel. Su categoría decide en qué concepto cae y, con eso, a qué cuenta de ingreso va.
- Si la reserva es de una empresa o agencia con convenio, el cargo pregunta quién lo paga: la cuenta del convenio o la cuenta personal del huésped.
- Corregir o anular un cargo ya puesto es el permiso Editar y anular cargos, que la plantilla de Recepción no trae.
Cobros
- En Registrar Pago, elige la forma de pago real: efectivo, tarjeta, transferencia u otro. La forma de pago decide si el dinero entra a la caja o a una cuenta de banco.
- Si hay más de un día de operación abierto, aparece el selector Día de operación: elige a qué día pertenece el movimiento. Los días ya firmados no aparecen.
Depósitos
Un pago que entra antes de que el huésped llegue es un depósito: el hotel cobró una estancia que todavía no presta. En los libros va a Anticipos de reservas, no al folio. Al dar entrada al huésped, el depósito se traspasa solo a su folio, con fecha y responsable. Si el huésped paga y entra el mismo día de operación, no hay depósito: es un cobro normal.
Corte de caja
Abre tu turno en Caja con el efectivo con que empiezas. Al cerrarlo, cuenta solo billetes y monedas: la pantalla te muestra el efectivo esperado, los bouchers de tarjeta y las transferencias del turno. Un corte limpio también ayuda al auditor: cuando un cobro no guardó quién lo registró, el Diario de movimientos toma el nombre del corte de caja y lo indica.
Lee en este orden
- El día de operación y su corte
- El libro de depósitos
- Categorías de cargo al folio
- Por qué el día firmado no se recalcula
- Timbrar un CFDI 4.0, si tu hotel factura desde el sistema
Tus permisos
La plantilla Recepción de Configuración → Mi equipo trae, entre otros, Agregar consumos y cargos, Registrar pagos del huésped y Abrir y cerrar turno. Facturar es otro permiso, Emitir y reenviar facturas (CFDI), y los CFDI del día quedan anotados en la póliza de esa fecha.